一范畴

1、本管理流程中所指的物资主要是指通过学校国资处统一招标采购（校采）、后勤管理处招标采购中心采购（处采）、自行采购（自采）需要入库管理的不符合且不纳入学校固定资产管理的低值易耗类物资。

2、本管理流程主要包括：物资的验收→入库→入账→出库→剩余材料返回、替换旧料回收→出库入账及库存盘点等工作。

3、本管理流程适用于水暖运行科、电气保障科、土木维修科三个统一库房管理部门（以下简称“统管部门”）以及公寓管理中心、校园绿化管理中心、物业管理中心、游泳馆、体育馆等自有库房管理的部门（以下简称“自管部门”）。

二流程

1、验收→入库→入账流程：

（1）校采物资：一般为大宗采购，种类多、数量大，多为分批次供货。其流程为：由供货方提出验收申请，根据采购合同和供货单据（单据上标明物品在合同上的序号）所列物资型号、数量及技术参数，由供货方、使用方及物资科三方共同验收。合格后，三方在供货单据上签字，再由物资科人员打印三联《入库单》（样表1），经使用方负责人、物资科负责人、物资科验收人签字后，物资科、供货方、库房管理人员各执一联，作为存档、报账、入库使用。

（2）处采或自采物资：多为应急采购或零星采购，其种类数量有限，多为一次性供货。其流程为：由使用方提出验收申请，根据采购合同或自行采购审批单上所列物资的型号、数量及技术参数，由供货方、使用方及物资科三方共同验收，其他程序与校采物资的验收流程相同。

2、出库流程：

（1）统管部门：使用部门根据维修所需材料，提前咨询库存量，打印填写《出库申请单》（样表2），表中要求规范详细填写名称、数量、规格型号、使用地点、是否有剩余、是否有旧料回收，并由使用部门的负责人审核签字后，由物资科库房管理员依次出库。出库时，领取人需在《出库申请单》上签字后，方可取走物品。

（2）自管部门：物资出库由部门的库房管理员负责。按照每次出库内容，打印填写《出库申请单》（样表2），（有剩料或旧料返回的，参照第3条“剩料（旧料）返回”流程）。

3、剩料（旧料）返回流程：

有施工材料剩余或旧料返回的，需要在物资出库后48小时内打印填写《剩料（旧料）返回单》（样表3），并由返回部门负责人和出库领取人签字。物资科人员根据《剩料（旧料）返回单》上所列种类和数量依次回收。剩料冲销，旧料单独摆放（自管部门自行管理摆放），等待集中报废处置。如果出现特殊情况，在48小时内无法完成剩料（旧料）返回的，可以适当放宽时间，但不得超过1周时间。

4、出库入账核销流程：

剩料（旧料）返回完成后，由物资科根据实际使用数量和旧料回收数量打印三联《出库单》（样表4）和三联《旧料回收单》（样表5），由物资科负责人、库房管理员签字后，作为存档、使用方留存、库房管理员盘点使用。

5、库存盘点：

（1）物资的盘点分定期盘点和不定期盘点。定期盘点即半年一次；不定期盘点即指物资科对自管部门库房进行的不定期盘点。

（2）物资的盘点内容包括：检查物资的账面数量、规格与实存数量、规格是否相符；检查物资的出入库情况；检查物资的日常管理情况；

检查物资是否有积压损坏情况；检查物资存放的安全情况。

（3）物资盘点时，物资科人员、库房管理员必须同时在场。

（4）物资盘点出现盘盈、盘亏情况时，库房管理员要在《物资盘点表》（样表6）中填写盈亏数量及盈亏原因，签字后报送部门分管领导，提出处理方案。

（5）物资科根据处理方案，进行账物核销，达到账实统一，以备后续管理。

上述表格，会根据出入库流程的不断完善和物流软件升级更新及时调整，届时会及时通知有关部门。

以上内容由后勤处物资管理科解释说明。

本管理流程自公布之日起执行。

附表1——表6样表，供参考。

后勤处物资管理科

2023年5月4日